LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Dasar Sistem
Secara sederhana sistem dapat didefinisikan sebagai
jaringan dari pada elemen-elemen yang saling berhubungan, membentuk
satu kesatuan untuk melaksanakan suatu tujuan pokok dari sistem
tersebut.
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen
atau komponennya, mendefinisikan sistem sebagai berikut :
Definisi sistem menurut GORDEN B.DAVIS
Sistem adalah seperangkat unsur-unsur yang terdiri dari manusia, alat,
konsep dan prosedur yang dihimpun menjadi satu untuk maksud dan tujuan.
Dan Menurut RAYMOND
Mc.LEOD
Sistem adalah sekelompok elemen yang berinteraksi dengan maksud yang
sama untuk mencapai suatu tujuan.
Teori sistem mengatakan bahwa unsure pembentuk
organisasi
adalah penting dan harus mendapat perhatian yang utuh supaya manajer
dapat bertindak lebih efektif. Yang dimaksud unsure dan komponen
pembentuk
organisasi disini bukan hanya bagian-bagian yang tampak secara fisik,
tetapi juga hal-hal yang mungkin bersifat abstrak atau konseptual
seperti
misi, pekerjaan, kegiatan, kelompok informasi dan sebagainya.
Didalam suatu sistem terdapat bagian-bagian atau
komponen yang terpadu untuk suatu tujuan. Untuk menyederhanakan
penggunaan
sistem diperlukan pengunsuran sistem atau sub sistem. Pengunsuran sistem
atau sub sistem adalah suatu tindakan penting dalam menyederhanakan
penggunaan sistem, terutama dalam menyederhanakan bagian-bagian atau
komponen yang ada pada suatu sistem.
2.2 Pengertian Sistem Informasi
Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari
pengelolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna lebih berarti
bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian kejadian yang nyata
dan digunakan untuk pengambilan keputusan.
Sumber informasi ialah data, Data adalah kenyataan
yang menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan nyata kejadian-kejadian
adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu.
Sistem Informasi didefinisikan sekumpulan fungsi
yang berkerja secara bersama-sama dalam mengelolah, pengumpulan ,
penyimpanan,
pemrosesan, serta pendistribusian informasi.
2.3 Karateristik Sistem
a. Komponen ( component
)
Adalah suatu sistem yang terdiri
dari sejumlah komponen
yang saling berinteraksi yang artinya bekerja sama membentuk satu
kesatuan komponen-komponen sistem atau elemen-elemen system dapat berupa
suatu sub sistem atau bagian dari sistem.
b. Lingkungan Luar
Lingkungan luar dari suatu sistem
adalah apapun diluar
batas dari system yang mempengaruhi operasi sistem
c. Batasan
Merupakan daerah yang membatasi
antara satu sistem
dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luar.
d. Jalinan ( Interface)
Merupakan media penghubung antara
satu sub sistem
dengan subsistem yang lain.
e. Masukan ( Inputan )
Energi yang dimasukan kedalam
sistem, Masukan dapat
berupa maintenance input dan signal input.
f. Proses ( Process )
Suatu sistem dapat mempunyai suatu
bagian pengolah
yang akan merubah masukan menjadi keluaran.
g. Keluaran ( Output )
Hasil dari energi yang diolah dan
diklasifikasikan
menjadi keluaran yang berguna.
h. Sasaran / Tujuan
(Goal )
Suatu sistem pasti mempunyai suatu
tujuan atau goal
dan sasaran (objektif).Jika sistem tidak mempunyai sasaran ataupun
tujuan
maka sistem tidak akan berguna. Maka sangat menentukan sekali sasaran
dari sistem tersebut.
2.4 Pengertian
Penjualan
Penjualan adalah suatu usaha
yang
terpadu untuk mengembangkan rencana-rencana strategis yang diarahkan
pada usaha pemuasan kebutuhan dan keinginan pembeli, guna mendapatkan
penjualan yang menghasilkan laba. (Marwan, 1991).
Penjualan merupakan sumber
hidup
suatu perusahaan karena dari penjualan dapat diperoleh laba serta suatu
usaha memikat konsumen yang diusahakan untuk mengetahui daya tarik
mereka
sehingga dapat mengetahui hasil produk yang dihasilkan ( Winardi, 1982 ).
Penjualan adalah suatu
transfer hak
atas benda-benda. Dari penjelasan tersebut dalam memindahkan atau
menstranser
barang dan jasa diperlukan orang-orang yang bekerja dibidang penjualan
seperti pelaksanaan dagang, agen,wakil pelayanan dan wakil pemasaran.
2.5 Pengertian
Retail
Retail adalah suatu penjualan
dari
sejumlah kecil komoditas kepada konsumen. Retail berasal dari bahasa
perancis, diambil dari kata retailer yang berarti “ memotong menjadi
kecil-kecil ” ( Risch,1991,p.2 ) Menurut Gilbert, Retail adalah semua
usaha bisnis yang secara langsung yang mengarahan kemampuan pemasarannya
untuk memuaskan konsumen akhir berdasarkan organisasi penjualan barang
dan jasa sebagai inti dari distribusi.(2003, P.6 ). Sedangkan dalam
kamus Bahasa Inggris- Indonesia ( Shadily dan Echols, 1995,p.
483 ), retail dapat diartikan sebagai “ Eceran “.
BAB III
PEMBAHASAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1 Sejarah Perusahaan
PT. Mitra Adi Perkasa, Tbk adalah sebuah perusahaan
yang bergerak dibidang retail, yang didirikan pada tahun 1995, MAP
mencapai
pertumbuhan yang fenomenal selama bertahun-tahun memuncak pada IPO pada
bulan November 2004. Saat ini, PT.Mitra Adi Perkasa.Tbk adalah
sebuah perusahaan ritel gaya hidup terkemuka di Indonesia dengan 854
toko ritel di 25 kota besar di Indonesia. Contohnya :
Jawa
: Jakarta, Cirebon, Bandung, Malang,
Salatiga, Semarang, Solo, Surabaya dan Yogyakarta.
Sumatra : Jambi, Medan, Batam, Palembang, Lampung, Pekanbaru.
Sumatra : Jambi, Medan, Batam, Palembang, Lampung, Pekanbaru.
Kalimantan :
Banjarmasin, Balikpapan, Pontianak,
Samarinda.
Sulawesi :
Makasar, Manado dan lainnya.
Bali :
Abepura, Sentani.
Dan portofolio yang terdiversifikasi yang meliputi
olahraga, fashion, department store, anak-anak, makanan & minuman
dan produk gaya hidup lainnya. Saham Perusahaan ini terdaftar di Bursa
Efek Indonesia, dan MAP dua kali terpilih Managed Perusahaan Terbaik
di Indonesia - oleh Asia Money
Majalah
pada tahun 2005 dan FinanceAsia
Magazine pada tahun 2007.
MAP selalu berada di garis depan ritel di Indonesia, menetapkan standar industri baru, bertualang ke wilayah belum dipetakan dan meluncurkan konsep ritel revolusioner. Toko retail ini telah menjadi nama rumah tangga di Indonesia, identik dengan yang terbaik di Department Store, Olahraga, Golf, Fashion, Kids, Buku, Home, dan produk Kecantikan & Kesehatan.
Lebih dari sekedar pengecer, MAP juga distributor
terkemuka di Indonesia olahraga, golf dan produk anak-anak. Karena
pemasaran
yang kuat dan keahlian membangun merek, banyak merek di bawah ikatan
kami telah muncul untuk menjadi pemimpin pasar di Indonesia.
Rahasia kesuksesan perusahaan ini adalah karena teguh komitmen untuk setiap merek, kecerdasan pemasaran, dan profesionalisme semata.
Rahasia kesuksesan perusahaan ini adalah karena teguh komitmen untuk setiap merek, kecerdasan pemasaran, dan profesionalisme semata.
Perusahaan ini beralamat di Jl. Jend. Sudirman
Kav.I Wisma BNI 46 Jakarta Pusat.
Nomor Tlp / Fax : ( 021 ) 57900068 / 69
Email : jakps14@map.co.id
Wabsite : http://www.map-indonesia.com
PT. Mitra Adi Perkasa, Tbk juga telah membangun
factory,
untuk mengikuti perkembangan Grup, pabrik ini didirikan untuk memproduksi pakaian berkualitas untuk retail dan atau ekspor.
Terletak di Gunung Putri, Bogor, 33.000 m2, pabrik ini dikelola oleh lebih dari 600 operator, memproduksi lebih dari 100.000 artikel pakaian secara bulanan.
untuk mengikuti perkembangan Grup, pabrik ini didirikan untuk memproduksi pakaian berkualitas untuk retail dan atau ekspor.
Terletak di Gunung Putri, Bogor, 33.000 m2, pabrik ini dikelola oleh lebih dari 600 operator, memproduksi lebih dari 100.000 artikel pakaian secara bulanan.
3.1.2 Visi dan Misi
Perusahaan
Visi :
a. Memperoleh
laba yang meningkat dari tahun ke tahun.
b. Memperluas pasar, agar menjadi perusahaan
terbesar
di Asia Tenggara.
c. Memberikan kualitas yang baik kepada konsumen.
Misi:
a. Memberikan pelatihan kepada para karyawan
b. Memperbaiki setiap kekurangan yang dikeluhkan
oleh konsumen.
c. Menjaga
kualitas product maupun kualitas perusahaan
3.1.3 Tugas dan
tanggung jawab setiap
organisasi sebagai berikut :
1. General Manager
Tugas dan tanggung jawab general
manager antara lain
:
- Pemimpin tertinggi di perusahaan yang menetapkan langkah-langkah
- pokok dalam melaksanakan kebijakan dan sasaran-sasaran perusahaan.
- Menyetujui dan menandatangani surat-surat penting yang berkenaan
- dengan perusahaan.
- Bertanggungjawab atas semua kegiatan operasional perusahaan serta
- kontinuitas kegiatan perusahaan serta mengadakan planning, organizing,
- staffing,directing, commanding,dan contoling.
2. Manager
Tugas dan tanggung jawab manager
antara lain :
- Mengkoordinir dan menjalankan semua kegiatan operasional toko
- Mengkoordinir semua aktifitas toko di dalam memberikan
- Memberikan kepuasan kepada pelanggan dan meningkatkan jumlah pelanggan toko
- Mengkoordinir dan mengelola bawahan
- Melakukan evaluasi berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas
- operasional sehari-hari
- Berkoordinasi dengan lingkungan/pejabat setempat
3. Operasi Manager
Tugas
dan tanggung jawab :
Untuk
mengontrol semua kegiatan di store yang di
pegang oleh sales bulanan cost toko, budget, dan staf.
4. Ass. Area manager
Tugas
dan tanggung jawab :
Untuk
membantu manager untuk melaksanakan tugas dan
fungsinya sesuai dengan aturan perusahan.
5. Supervisior store
Tugas:
Menjalin
koordinasi dengan departemen lain untuk
mencapai tujuan tertentu
yaitu
menjadikan toko tempat yang nyaman, aman, lengkap
sehingga membuat pelanggan merasa puas.
Tanggung
Jawab :
Supervisor
store bertanggung jawab terhadap
kelengkapan barang di area toko, kenyamanan dan keamanan pelanggan
selama
berbelanj dan menerima masukan dari pelanggan.
6. Administrasi
Tugas :
Mengelola
keuangan perusahaan, melakukan pembayaran
kepada supplier dan gaji karyawan di setiap akhir bulan.
Tanggung
Jawab :
Kapala
bagian Administrasi Keuangan dan Personalia
bertanggung jawab kepada manager store terhadap setiap uang yang
dikeluarkannya.
7. Sales
Tugas :
Memiliki
kewajiban dalam hal promosi produk-produk
dari Supplier serta
penjualan
yang dapat tercapai sesuai target dan melakukan
pembelian.
Tanggung
Jawab
Sales
bertanggung jawab terhadap segala produk yang
telah
atau
yang akan di jual serta promosi yang telah atau
yang akan dilakukan dan
bertanggung
jawab terhadap kelangsungan barang /
stok di toko.
8. Kasir
Tugas :
Melayani
dan memasukan jumlah barang yang dibeli
oleh pelanggan dan melakukan penawaran penawaran barang yang di
promosikan.
Tanggung
Jawab
Kasir
bertanggung jawab terhadap jumlah uang yang
masuk dengan cara mencocokkannya dengan komputer pada saat tutup kotak
uang
3.2 Analisa Sistem Perusahaan
3.2.1 Sistem Jaringan Perusahaan
Sistem jaringan / informasi yang digunakan
dalam perusahaan PT. Mitra Adi Perkasa Tbk, adalah “ Microsoft Office
Outlock dan Visual Basic “. Adapun alasan perusahaan menggunakan sistem
ini karena sistem ini banyak dipakai didalam perusahaan retail yang
bergerak dalam bidang penjualan barang. Dan yang paling penting adalah
karena sistem ini sangat mudah digunakan dan sangat efisien terhadap
cara penggunaannya.
3.2.2 Sistem Penginputan barang
a.
Barang datang beserta dokumen dari pihak supplier
atau biasa disebut dengan Purchase Order (PO), sedangkan barang yang
dating dari pihak gudang MAP menggunakan Dokumen Order (DO).
b.
Setelah itu data diinput oleh administrasi store
masing-masing ke system Visual Basic.
c.
Setelah itu data-data barang yang diinput tadi
dapat dilihat stocknya di sistem Visual Basic.
3.2.3 Kegunaan Sistem
Informasi
Sistem
ini mempunyai manfaat untuk mengetahui stock
barang menginput data barang dari pusat, menginput transaksi
penjualan
a.
Membuat pekerjaan lebih mudah dan efisien
b.
Penyimpanan data lebih bisa dikontrol atau dicek.
c.
Dengan sistem secara komputerisasi dapat meminimalkan
double input
3.2.4 Perangkat Keras (Hadware)
Yang Digunakan
- Monitor
- Menggunakan monitor merk “ HP “ yang berfungsi sebagai blok output atau sebagai hasil keluaran.
- Keyboard dan Mouse
- Menggunakan jenis merk “HP “, yang digunakan sebagai alat inputan atau menerima data.
- Printer
- Menggunakan monitor merk “ HP.LT 300 t “ yang berfungsi sebagai blok output atau sebagai hasil keluaran.
- Casing CPU
- Memakai jenis merk “ HP “.
- Mother Board
- Memakai jenis “ Asus ”.
- Prossesor
- Menggunakan Cort 2 Duo.
- RAM
- Memiliki kapasitas 2 GB.
3.2.5 Tool Blok Perusahaan
a. Blok Input
b. Alat Input yang digunakan menggunakan mouse
dan
keyboard untuk menginput data barang dalam perusahaan.
c. Blok Output
d. Alat Output yang digunakan menggunakan
monitor
dan printer sebagai alat keluaran.
e. Blok Model
Menggunakan aplikasi Visua basic dan Microsoft
Outlook.
f. Blok Teknologi
Tingkat teknologi yang digunakan menggunakan
internet.
g. Blok Database
Untuk database yang digunakan
yaitu Access dan Php.
h. Blok Kontrol
Sebagai pengontrol system
informasi dan database
dibuatkan ruangan tersendiri bagi penyimpan server pusatnya.
3.3 Kendala Sistem
Adapun kendala dari sistem informasi yang digunakan
dalam perusahaan tersebut adalah:
a. Jika data barang belum dilisting dari
hand office
maka data otomatis tidak akan muncul di sistem (Visual Basic), ke store.
Dan barang tidak dapat dipasarkan.
b. Campur tangan SDM ( Sumber Daya Manusia )
sangat
mempengaruhi, hasil penginputan datanya. Akibatnya sering terjadi
kesalahan
sistem.
BAB IV
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan makalah yang kami buat maka dapat kami
ambil kesimpulan sebagai berikut :
a.
Semakin berkembangnya teknologi disegala bidang
menuntut kita untuk selalu mengikuti perkembangan sistem informasi yang
terjadi sehingga kita bisa selaras, meskipun teknologi yang dimiliki
belum mengikuti perkembangan yang ada.
b.
PT. Mitra Adi Perkasa Tbk, adalah perusahaan yang
sehari-harinya menggunakan komputerisasi, dimana sudah memiliki jaringan
komputer yang berhubungan dengan internet.
c.
Kenyataan membuktikan meskipun kita sudah memasuki
era komputerisasi, ternyata kegiatan secara manual tidak dapat
ditinggalkan
sepenuhnya dimana keduanya saling mendukung dan saling berkesinambungan.